Để thống nhất việc lập, quản lý, sử dụng hồ sơ, sổ sách theo dõi hoạt động giáo dục và kế hoạch thực hiện nhiệm vụ giáo dục trung học, giáo dục dân tộc, giáo dục quốc phòng an ninh trong trường trung học cơ sở (THCS), trường trung học phổ thông (THPT) và trường phổ thông có nhiều cấp học (sau đây gọi chung là trường trung học), Sở Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) quy định và hướng dẫn các trường trung học thực hiện một số nội dung như sau:

A. HỆ THỐNG HỒ SƠ, SỔ SÁCH, KẾ HOẠCH

I. Hồ sơ sổ sách

Thực hiện theo Điều 27, Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và truờng phổ thông có nhiều cấp học, Ban hành kèm theo Thông tư số: 12/2011/TT-BGDĐT ngày 28/3/2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.

II.  Kế hoạch của nhà trường

1. Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ giáo dục trung học

2. Kế hoạch  thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng an ninh

3. Kế hoạch  thực hiện nhiệm vụ giáo dục dân tộc (nếu có)

4. Kế hoạch giáo dục nhà trường bao gồm Kế hoạch giáo dục các môn học     (phân phối chương trình các môn) và Kế hoạch các hoạt động giáo dục.

B. QUY ĐỊNH VIỆC GHI CHÉP, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÍ CÁC LOẠI HỒ SƠ, SỔ SÁCH, KẾ HOẠCH

I. Những qui định chung

Ghi đầy đủ, đúng thông tin nội dung theo hướng dẫn của từng loại hồ sơ sổ sách. Những cột, mục nào không có thông tin phải được ghi là “không”. Nếu sửa chữa thông tin phải theo hướng dẫn của từng loại hồ sơ sổ sách và các qui định hiện hành (Khi sửa chữa (nếu có) các thông tin (điểm số, kết quả xếp loại,…) trong học bạ học sinh, sổ gọi tên và ghi điểm, không được đóng dấu trùm lên phần thông tin đã sửa chữa, chỉ cần thống kê các lỗi sửa chữa vào các mục được quy định trong sổ và có xác nhận của lãnh đạo nhà trường (đối với trường hợp không sử dụng học bạ, sổ gọi tên và ghi điểm điện tử).

Các loại hồ sơ sổ sách, kế hoạch của nhà trường phải đóng dấu giáp lai của nhà trường hoặc của Sở Giáo dục và Đào tạo theo qui định hiện hành.

 Tất cả các loại hồ sơ sổ sách, kế hoạch của nhà trường, của các tổ chức thuộc bộ máy của nhà trường, sổ chủ nhiệm lớp khi đã sử dụng được quản lý tại nhà trường, không được đưa ra khỏi phạm vi nhà trường khi chưa được sự cho phép của hiệu trưởng.

Khuyến khích các nhà trường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí hồ sơ sổ sách; tuy nhiên việc này phải được Sở GDĐT cho phép.

II. Một số qui định cụ thể

1. Sổ đăng bộ

Ngay sau khi hoàn thành công tác tuyển sinh khóa mới, các trường phải khẩn trương tổ chức ghi thông tin của học sinh vào sổ, chậm nhất đến hết tháng 10 hàng năm phải hoàn thành. Các trường hợp học sinh chuyển đi, chuyển đến, thôi học trong khóa học đều phải được ghi chép điều chỉnh trong sổ đăng bộ.

2. Sổ gọi tên và ghi điểm

Hiệu trưởng chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ sổ gọi tên và ghi điểm, chỉ đạo giáo viên ghi chép đầy đủ thông tin phản ánh quản lý học sinh theo quy định về ghi sổ.

Từ năm học 2018-2019 sẽ từng bước triển khai sổ gọi tên và ghi điểm điện tử, Sở GDĐT sẽ có hướng dẫn riêng về quản lý và sử dụng sổ gọi tên và ghi điểm điện tử

3. Học bạ học sinh

Hiệu trưởng chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ học bạ của học sinh, chỉ đạo ghi chép đầy đủ thông tin phản ánh việc quản lý học sinh và kết quả học tập theo quy định về ghi học bạ, cụ thể như sau:

3.1. Học bạ lập thành văn bản trên giấy theo mẫu của Bộ GDĐT:

Có dấu xác nhận của Sở GDĐT; có đủ chữ ký trực tiếp của giáo viên chủ nhiệm, hiệu trưởng; có đủ dấu nhà trường đóng giáp lai giữa hai trang liên tiếp (kể các trang bìa) và xác nhận chữ ký của hiệu trưởng.

Sửa chữa khi ghi sai điểm hoặc ghi sai các nội dung khác: Người ghi sai điểm hoặc ghi sai các nội dung khác dùng bút mực màu đỏ gạch 1 nét ngang nội dung cần sửa chữa, ghi các nội dung sửa chữa bên phải phía trên nội dung vừa gạch ngang.

3.2. Từ năm học 2018-2019 sẽ từng bước triển khai học bạ điện tử, Sở Giáo dục và Đào tạo sẽ có hướng dẫn riêng về quản lý và sử dụng học bạ điện tử

          4. Sổ ghi đầu bài

Thực hiện việc ghi sổ đầu bài đầy đủ, đúng nội dung sau mỗi tiết học (ghi theo hướng dẫn dùng sổ ghi đầu bài). Giáo viên chủ nhiệm hướng dẫn cho các học sinh được giao nhiệm vụ quản lý sổ này cách ghi chép (phần học sinh phải ghi), giữ gìn sổ trong các buổi lên lớp. Hết buổi học, sổ ghi đầu bài phải được bàn giao để nhà trường quản lý.

5. Sổ ghi kế hoạch giảng dạy và ghi chép sinh hoạt chuyên môn, dự giờ

          Hiệu trưởng chịu trách nhiệm về quy định về cách quản lí, sử dụng sổ ghi kế hoạch giảng dạy và ghi chép sinh hoạt chuyên môn, dự giờ của giáo viên trong nhà trường.

6. Kế hoạch giáo dục nhà trường

          Thực hiện theo Quyết định số 16/2006/QĐ-BGDĐT ngày 05 tháng 5 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành chương trình giáo dục phổ thông, nhà trường ban hành kế hoạch giáo dục nhà trường (gồm kế hoạch giáo dục các môn học và kế hoạch các hoạt động giáo dục) theo định hướng phát triển năng lực, phẩm chất học sinh phù hợp với điều kiện thực tế nhà trường và triển khai thực hiện.

7. Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ giáo dục trung học

          Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ giáo dục trung học hàng năm được phản ánh đầy đủ các nội dung kế hoạch về: Thực hiện chương trình giáo dục; thực hiện kế hoạch giáo dục các môn học; thực hiện về đổi mới phương pháp; thực hiện đổi mới kiểm tra đánh giá học sinh và các nội dung kế hoạch khác theo hướng dẫn nhiệm vụ giáo dục trung học hàng năm của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo.

8. Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ giáo dục dân tộc (đối với trường trung học thực hiện nhiệm vụ giáo dục dân tộc)

          Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ giáo dục dân tộc hàng năm được phản ánh đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn nhiệm vụ giáo dục dân tộc hàng năm của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo.

9. Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh

          Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh hàng năm được phản ánh đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh hàng năm của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo.

10. Kế hoạch bài học (giáo án)

          10.1. Trách nhiệm của hiệu trưởng

          Hiệu trưởng chịu trách nhiệm về quy định hình thức kế hoạch bài học, quản lý, sử dụng kế hoạch bài học của giáo viên trong nhà trường

          10.2. Một số yêu cầu cơ bản đối với Kế hoạch bài học

          a. Mục tiêu dạy học

          - Đáp ứng chuẩn kiến thức, kỹ năng của từng nội dung dạy học và định hướng phát triển phẩm chất, năng lực của học sinh.

          b. Thiết kế các hoạt động học

          - Thiết kế các hoạt động học theo hướng tổ chức các hoạt động tích cực, tự lực và sáng tạo của học sinh (từ khâu giao nhiệm vụ học tập, tổ chức học sinh thực hiện nhiệm vụ học tập và báo cáo kết quả học tập);

          - Mỗi hoạt động học phải xác định được mục tiêu chính, trong quá trình tổ chức dạy học phải làm nổi bật mục tiêu này;

          - Xây dựng hệ thống câu hỏi kiểm tra phải đánh giá được năng lực nhận thức và phát triển của học sinh.

C. TỔ CHỨC VIỆC LẬP LẠI CÁC LOẠI HỒ SƠ, SỔ SÁCH

I. Những qui định chung

1. Nhà trường chỉ lập lại các loại hồ sơ sổ sách theo quy định khi các loại hồ sơ sổ sách trên bị hư hỏng, thất lạc, mất dữ liệu thông tin do bị hỏa hoạn, thiên tai, chiến tranh.

2. Việc tổ chức lập lại hồ sơ, sổ sách phải thực hiện đúng quy trình quy định và được sự chuẩn y của cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp.

3. Để lập lại hồ sơ, sổ sách nhà trường phải làm văn bản báo cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xin ý kiến chỉ đạo. Sau đó nhà trường tiến hành thành lập Hội đồng lập lại hồ sơ, sổ sách.

* Thành phần:

- Chủ tịch Hội đồng: Hiệu trưởng nhà trường.

- Phó Chủ tịch Hội đồng: Các Phó Hiệu trưởng nhà trường.

- Thư kí:  Hiệu trưởng nhà trường chỉ định trong cán bộ, giáo viên.

- Ủy viên: Bí thư Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Giáo viên - Tổng phụ trách Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh (nếu có); giáo viên chủ nhiệm; nhân viên văn phòng và một số ủy viên khác (nếu cần) có liên quan đến hồ sơ, sổ sách cần lập lại.

* Nội dung: Việc lập lại hồ sơ sổ sách chuyên môn phải đầy đủ, đúng nội dung, nghiêm túc, chính xác, không được tùy tiện, hình thức, gian lận,…

4. Những loại giấy tờ, sổ sách được làm căn cứ pháp lý để lập lại hồ sơ, sổ sách của nhà trường là các loại sổ sách, hồ sơ gốc còn lại (sổ gọi tên và ghi điểm, sổ điểm bộ môn của năm lập lại hồ sơ, bảng ghi tên ghi điểm thi tốt nghiệp, thi tuyển sinh, hồ sơ xét tốt nghiệp…).

5. Ý kiến trong phần xác nhận của Hiệu trưởng ở hồ sơ sổ sách lập lại, phải ghi rõ đây là hồ sơ sổ sách lập lại và nêu rõ nguyên nhân lập lại.

6. Hiệu trưởng trình cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp hồ sơ, sổ sách lập lại và những tài liệu liên quan để kiểm tra, xác nhận. Hiệu trưởng công khai trong nhà trường việc lập lại hồ sơ, sổ sách.

II. Qui định cụ thể đối với việc lập lại một số loại hồ sơ sổ sách  

1. Lập lại sổ đăng bộ

1.1. Nếu sổ gốc bị mất, không còn căn cứ sao lại thì Hiệu trưởng nhà trường cho lập sổ mới để ghi tên học sinh đang theo học ở trường, không phải sưu tầm danh sách học sinh đã ra trường để ghi vào sổ mới.

1.2. Nếu sổ gốc còn có thể sao lại được thì Hiệu trưởng chỉ đạo tổ chức sao lại những thông tin còn chính xác và ghi tên học sinh đang học vào sổ mới.

2. Lập lại sổ gọi tên và ghi điểm năm đang dạy và học

2.1. Nếu sổ gốc bị mất

- Dựa vào sổ điểm bộ môn để lập lại điểm bộ môn vào sổ gọi tên ghi điểm.

- Nếu bộ môn nào sổ điểm bộ môn bị mất thì Hiệu trưởng chỉ đạo và tổ chức kiểm tra  lại tất cả các loại điểm theo quy định hiện hành.

- Những thông tin khác được sao lại từ các giấy tờ hợp pháp có liên quan.

- Sau khi lập lại sổ gọi tên và ghi điểm nhà trường phải thông báo nội dung và kết quả cho các học sinh có danh sách trong sổ được biết, khi không có ý kiến thắc mắc của học sinh thì nhà trường mới thực hiện các bước tiếp theo quy định.

2.2. Nếu sổ gốc bị dập nát, ướt, bẩn, cháy,..thì sao lại những phần còn có căn cứ chính xác trong sổ gốc vào sổ mới, phần đã bị cháy, bẩn,.. không thể sao chính xác được thì thực hiện theo hướng dẫn tại mục 2.1 nói trên.

3. Lập lại học bạ học sinh

3.1. Nếu học bạ gốc bị mất

- Phần kí của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiêm và phần nhận xét giáo viên chủ nhiệm cho từng học kỳ, từng năm học phải đúng giáo viên đó kí và nhận xét. Nếu giáo viên nào không còn công tác tại trường thì để trống, Hiệu trưởng ghi lý do vào phần phê duyệt của Hiệu trưởng trong học bạ.

- Phần điểm: Căn cứ vào sổ gọi tên và ghi điểm gốc để lập lại thông tin các năm học của học sinh. Không dùng sổ điểm bộ môn của cá nhân để lập lại điểm trong học bạ cho học sinh. Giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm của năm học đó chịu trách nhiệm xác nhận thông tin được lập lại. Hiệu trưởng xác nhận lý do lập lại vào phần phê duyệt của Hiệu trưởng trong học bạ.

3.2. Trường hợp học bạ gốc vẫn còn nhưng nhiều thông tin bị mất hoặc không rõ ràng,… thì lập lại học bạ mới theo tinh thần nêu trên như mục 3.1 Nhà trường lưu học bạ gốc để làm căn cứ.

4. Lập lại sổ ghi đầu bài

          Nếu sổ ghi đầu bài bị mất, thất lạc thì Hiệu trưởng cho sử dụng sổ mới thay thế, đồng thời nhà trường lập biên bản và khôi phục lại sổ cũ ghi thời gian, môn học, học sinh nghỉ học (dựa vào sổ gọi tên ghi điểm, sổ chủ nhiệm,...), tiết theo phân phối chương trình, tên bài dạy (không nhất thiết ghi nhận xét giờ học, đánh giá xếp loại, chữ kí của giáo viên bộ môn).

Nhận được Công văn này, yêu cầu các phòng GDĐT, các trường Trung học, thực hiện theo đúng hướng dẫn trên và phổ biến đến từng giáo viên trong các nhà trường. Nếu có vướng mắc khi thực hiện, liên hệ trực tiếp với Phòng Giáo dục Trung học - Sở Giáo dục và Đào tạo (E-mail: phonggdtrh.soquangninh@moet.edu.vn điện thoại: 0333.825517) để xin ý kiến chỉ đạo./.